Tracciamento del ciclo chirurgico: dalla prenotazione al post-operatorio

Tracciabilità in sala operatoria: come seguire l’intero percorso chirurgico

La tracciabilità in sala operatoria consiste nel collegare e rendere disponibili le informazioni generate durante l’intero percorso chirurgico, dalla richiesta di intervento e dalla gestione della lista d’attesa fino alla pianificazione, all’attività in sala e alle successive fasi post-operatorie. Digitalizzare questo percorso significa superare una gestione frammentata tra documenti, applicativi e registrazioni separate, costruendo invece un workflow chirurgico digitale nel quale paziente, intervento, équipe, tempi, materiali e attività possano essere gestiti in maniera coordinata. L’obiettivo non è soltanto registrare ciò che avviene durante l’operazione, ma garantire continuità alle informazioni prima, durante e dopo l’intervento, mettendo a disposizione dati utili per coordinare le attività e monitorare risorse e performance.

Un sistema digitale di gestione della sala operatoria deve quindi accompagnare il processo e non limitarsi alla registrazione dell’atto chirurgico. SISOS, il software Promedital per la gestione della sala operatoria, supporta la digitalizzazione del percorso chirurgico e permette di gestire informazioni relative a sale, personale, materiali e tempi all’interno del workflow.

Dalla lista d’attesa al post-operatorio: gestire il workflow chirurgico digitale

La digitalizzazione del workflow permette di gestire in modo coordinato le informazioni generate nelle diverse fasi. Una modifica alla lista operatoria, ad esempio, può avere conseguenze sull’assegnazione della sala, sull’organizzazione dell’équipe e sui materiali necessari all’intervento. Disporre di queste informazioni all’interno dello stesso sistema facilita l’aggiornamento della programmazione e il coordinamento delle attività. Lo stesso vale quando un intervento viene riprogrammato o cambia l’assegnazione delle risorse: l’aggiornamento deve riflettersi sulle informazioni necessarie alle attività successive, evitando che versioni differenti della programmazione continuino a circolare tra i soggetti coinvolti.

SISOS supporta questo processo attraverso la gestione delle liste d’attesa e delle liste operatorie, l’assegnazione di sale, personale e materiali e il monitoraggio delle attività chirurgiche. Il percorso comprende anche la fase pre-operatoria e le attività svolte durante l’intervento, fino alla gestione di operazioni successive come le dimissioni del paziente e la stampa dei registri operatori.

In questo modo, le informazioni raccolte durante l’attività chirurgica rimangono associate al percorso corretto e possono essere utilizzate nelle fasi successive, evitando che programmazione, attività di sala e documentazione post-operatoria siano gestite come momenti completamente separati.

Tracciabilità del processo chirurgico: quali dati è utile collegare

Per ottenere una visione completa del percorso non è necessario raccogliere indiscriminatamente qualsiasi dato. Occorre invece individuare le informazioni effettivamente necessarie alla gestione delle attività. A seconda dell’organizzazione e delle soluzioni adottate, la tracciabilità del processo chirurgico può mettere in relazione:

• paziente, richiesta e tipologia di intervento;
• posizione nella lista d’attesa e programmazione dell’attività;
• sala assegnata, équipe e personale coinvolto;
• tempi previsti ed effettivi delle diverse attività;
• checklist e informazioni registrate durante il percorso;
• materiali, dispositivi e consumi associati all’intervento;
• strumentario chirurgico utilizzato;
• informazioni pertinenti alle fasi pre-operatoria, intraoperatoria e post-operatoria.

Il valore di questi dati deriva dalla possibilità di associarli correttamente allo stesso percorso chirurgico e renderli disponibili alle diverse funzioni che ne hanno bisogno. Il tracciamento permette così di mantenere una relazione tra le informazioni organizzative, cliniche e logistiche generate durante il processo, senza moltiplicare archivi e registrazioni scollegate.

Perché ciò avvenga, il software per la gestione della sala operatoria non dovrebbe diventare un ulteriore sistema isolato. L’integrazione con gli applicativi già presenti nella struttura permette di condividere le informazioni necessarie tra sistemi differenti e ridurre duplicazioni e inserimenti manuali. In un contesto ospedaliero, infatti, le informazioni necessarie al percorso chirurgico possono provenire da sistemi differenti. L’interoperabilità permette di evitare che il personale debba reinserire le stesse informazioni in più applicativi e contribuisce a mantenere coerenti i dati utilizzati nelle diverse fasi del processo.

SISOS è progettato per interfacciarsi con i sistemi informativi sanitari attraverso lo standard HL7, favorendo lo scambio dei dati con l’ecosistema digitale della struttura.

Sala operatoria e centrale di sterilizzazione: integrare SISOS e SIXSTER

Una parte essenziale del percorso chirurgico riguarda lo strumentario. La gestione delle attività in sala e quella dei processi attraverso cui strumenti e set vengono ricondizionati appartengono ad ambiti differenti, ma producono informazioni che possono essere rilevanti all’interno dello stesso percorso.
SISOS supporta la gestione del workflow chirurgico, mentre SIXSTER gestisce la tracciabilità dello strumentario nella centrale di sterilizzazione. SIXSTER copre le diverse aree della CSSD ed è progettato per interfacciarsi con le apparecchiature della centrale, come lavaferri e sterilizzatrici, e con altri sistemi informativi.
I due sistemi sono nativamente integrati. L’integrazione permette di mettere in relazione le informazioni provenienti dai processi di gestione dello strumentario con il software di sala operatoria SISOS, evitando che i due ambiti rimangano isolati dal punto di vista informativo. Questo aspetto diventa particolarmente rilevante quando si vuole costruire una tracciabilità più estesa del percorso, nella quale le informazioni sull’attività chirurgica possano dialogare con quelle relative alla gestione degli strumenti.

I ruoli dei due sistemi rimangono comunque distinti: SISOS supporta la gestione del workflow chirurgico, mentre SIXSTER presidia la tracciabilità dello strumentario e dei relativi processi in centrale di sterilizzazione. L’integrazione non sostituisce quindi le funzioni specifiche dei singoli applicativi, ma favorisce lo scambio delle informazioni tra processi strettamente collegati.

Tracciabilità e KPI in sala operatoria: misurare efficienza, risorse e costi

La tracciabilità del ciclo chirurgico permette di trasformare le attività quotidiane in dati utilizzabili anche per valutare le performance. La disponibilità di informazioni strutturate consente di analizzare le prestazioni attraverso report dedicati e monitorare aspetti come tempi, utilizzo delle sale, impiego di personale e materiali e gestione dell’inventario.

Il dato raccolto durante il workflow diventa così uno strumento per individuare inefficienze, valutare l’impiego delle risorse e supportare il controllo dei costi. Il confronto tra tempi programmati ed effettivi, ad esempio, può evidenziare scostamenti ricorrenti; l’analisi dell’utilizzo delle sale può offrire indicazioni sulla capacità disponibile, mentre le informazioni relative a materiali e inventario contribuiscono a comprendere come vengono impiegate le risorse.

Il valore di un operating room management system non si esaurisce quindi nella gestione dell’agenda operatoria: report e KPI permettono di utilizzare le informazioni prodotte durante il percorso per supportare decisioni organizzative basate su dati effettivamente registrati.

Vuoi migliorare la tracciabilità del percorso chirurgico e collegare in modo più efficace dati, risorse e processi? Contatta Promedital per scoprire come SISOS e le soluzioni integrate Promedital possono supportare la digitalizzazione della sala operatoria.